Vente au détail et en gros

Une solution Odoo qui s'amortit d'elle-même, tant dans le commerce de détail qu'en ligne.

Comment Espacio Orgánico a remplacé les transferts manuels entre magasins et les achats intuitifs par un système de réapprovisionnement basé sur les ventes (niveaux maximum/minimum) sur la version standard d'Odoo, en 6,5 mois seulement, du lancement jusqu'à la migration unique prévue en juillet 2025.

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Un employé d'Espacio Orgánico, vêtu d'un polo aux couleurs de l'enseigne, range les fruits et légumes bio exposés, notamment des papayes, des citrons verts, des ananas et des bananes, dans des caisses.

Secteur

Commerce de détail, alimentation bio spécialisée, avec un restaurant sur place et des services de bien-être.

Empreinte écologique

2 magasins physiques à Madrid (Alcobendas, Majadahonda) ainsi qu'une boutique en ligne.

Échelle

Entreprise familiale fondée en 2012, gérant plusieurs sites et organisant ses réapprovisionnements en fonction de cycles de vente de 20 jours.

Partenaire Dynapps

Depuis 2024.

Support

Entreprise familiale indépendante, sans investisseur extérieur.

Comment tout a commencé

Avant l'arrivée de Dynapps.

Lorsque Nacho, directeur d'Espacio Orgánico, a commencé à s'intéresser sérieusement à un nouvel ERP, l'entreprise avait déjà dépassé les capacités de ses outils existants. L'entreprise existait depuis 2012 sous la forme d'un concept unique à Madrid, réunissant sous un même toit un supermarché bio, un restaurant et un espace bien-être et thérapie, puis s'était agrandie avec un deuxième site et une boutique en ligne. Deux magasins signifiaient deux entrepôts, des précommandes de clients circulant entre les deux, des transferts vers l’entrepôt arrière et un rythme d’achat qui dépendait de la personne qui surveillait les rayons à ce moment-là. Nacho a d’abord fait ce qui semblait évident : il a appelé des pairs du secteur qui utilisaient déjà Odoo et leur a demandé qui avait réalisé leur implémentation. C’est ainsi que le nom de Dynapps est arrivé sur son bureau.

Un homme et une femme se tiennent de part et d'autre du logo en forme d'arbre d'Espacio Orgánico, à l'entrée du supermarché bio.

Le défi

Là où les fissures sont apparues.

  • Itinéraires sélectionnés avec soin

    Les transferts entre Alcobendas, Majadahonda et l'entrepôt de l'arrière, les précommandes des clients, les articles expédiés d'un magasin à l'autre, tout passait par une personne qui devait les saisir un par un. Le consultant principal de Dynapps l'a décrit sans détour : de nombreux mouvements, de nombreux magasins, de nombreux cas particuliers, et une personne qui servait de relais humain pour tout cela.

  • Acheter au feeling, pas en se basant sur des données

    Il n'existait aucune logique de réapprovisionnement fondée sur les ventes réelles des magasins. Les niveaux de stock minimum et maximum existaient en théorie, mais le système ne tenait pas compte des ventes des 20 derniers jours pour proposer un achat. Le risque était celui qu'une petite chaîne bio ne peut se permettre : surstocker des denrées périssables qui finiront par pourrir, ou en manquer, ce qui équivaut à une condamnation à mort pour un magasin comme celui-ci.

  • Des tâches administratives qui m'ont pris toute la journée

    Borja, responsable des achats, passait des heures à mener sans cesse les mêmes discussions avec les fournisseurs, à coordonner les commandes entre les magasins, à relancer les commandes en attente ou en retard, et à reconstituer ce qui avait été dit à quel fournisseur et à quel moment. Rien de tout cela n'était traçable, rien n'était automatisé.

Le tournant

Pourquoi Espacio Orgánico avait déjà choisi Odoo et n'avait plus qu'à trouver le bon prestataire pour la mise en œuvre.

Le déclencheur a été une décision que Nacho avait déjà à moitié prise avant le premier appel : changer de système ERP. Il avait jeté son dévolu sur Odoo de son propre chef, avant même d'avoir consulté un partenaire, et la question n'était plus « quelle plateforme », mais « qui va la mettre en œuvre ». Il a interrogé des collègues du secteur, d’autres magasins utilisant déjà Odoo, pour savoir qui les avait aidés à le mettre en place et s’ils en étaient satisfaits.

Deux ou trois noms sont ressortis. Il a contacté Dynapps : l'offre correspondait à ses besoins, le plan de mise en œuvre tenait la route, et il a choisi cette entreprise car il a constaté qu'elle disposait de l'expérience en matière de mise en œuvre dont il avait besoin. La raison pour laquelle il a choisi ce partenaire vient de Nacho, et non du partenaire lui-même : la recommandation d'autres détaillants utilisant Odoo, puis un historique de prestations auquel il pouvait se fier.

Vue aérienne du magasin Espacio Orgánico, montrant des caisses de fruits et légumes, des rayons bien approvisionnés et des bannières publicitaires au-dessus des étagères.

Comment le déploiement s'est réellement déroulé

Comment Espacio Orgánico a mis en place son site sur Odoo en 6 mois et demi.

  • 2024

    Le coup d'envoi sera donné le 16 décembre, suivi d'une première phase d'analyse.

  • Début 2025

    La mise en œuvre commence. Andrea Martín dirige le projet du côté de Dynapps, avec l'aide d'un consultant technique.

  • Mi-2025

    Mise en service simultanée des modules de vente, d'achat, de gestion des stocks, de comptabilité intégrale et de commerce électronique, en une seule phase de basculement. Environ 6 mois et demi à compter du lancement du projet.

Ce que nous avons réellement réalisé

Tout le site d'Espacio Orgánico fonctionne sous Odoo.

Un déploiement Odoo délibérément compact pour une enseigne familiale multi-sites, mené par deux collaborateurs de Dynapps et trois utilisateurs clés d’Espacio Orgánico. Andrea Martín a dirigé le projet du côté de Dynapps en tant que consultante principale, assistée d’un consultant technique. Du côté du client, Nacho a pris les décisions et a joué le rôle de point de contact unique, Borja s'est chargé des achats en tant qu'utilisateur clé, et Lucía s'est occupée de la comptabilité.

Quatre modules fonctionnels d'Odoo ont été mis en service simultanément le 1er juillet 2025 : la gestion des ventes et des achats, la gestion des stocks, la comptabilité complète et le commerce électronique intégré. La gestion des stocks assure le routage entre les magasins et la traçabilité des fournisseurs, la gestion des achats intègre la logique de réapprovisionnement en fonction des ventes qui propose la quantité de commande adéquate pour éviter à la fois les surstocks et les ruptures de stock, la comptabilité boucle la boucle dans les livres comptables, et le module de commerce électronique maintient la boutique en ligne sur la même infrastructure que les deux magasins.

Modules : ventes, achats, gestion des stocks (transferts entre magasins, traçabilité des fournisseurs), comptabilité, commerce électronique intégré, réapprovisionnement maximal/minimal des points de vente.

Notre studio

Une rigueur constante.

Odoo standard et de base, sans développements personnalisés. Le réapprovisionnement des vitrines de vente est le seul élément qui semble être le fruit d’un travail sur mesure, mais même là, le cadre est erroné : la logique a été conçue en collaboration avec Espacio Orgánico, mise en place une seule fois, et est depuis devenue une offre phare de Dynapps utilisée dans d’autres projets. La discipline qui a défini la mission était le refus de toute personnalisation ponctuelle ; tout ce dont Espacio Orgánico avait besoin en juillet 2025 relevait de la version standard d'Odoo, configurée pour deux magasins, une boutique en ligne, un restaurant attenant et une entreprise familiale qui ne souhaitait pas d'un ERP sur mesure.

Un client pousse un chariot dans l'allée d'un magasin de type entrepôt, où les rayons de chaque côté sont remplis de marchandises empilées jusqu'au plafond.
Ce qui a été difficile

Réussir du premier coup tous les itinéraires entre les magasins.

Cartographier tous les chemins possibles d'un produit s'est avéré plus difficile que de cartographier les produits eux-mêmes. Deux magasins, un entrepôt en arrière-plan, les précommandes des clients qui devaient suivre le client quel que soit le magasin où il se rendait ensuite, les transferts entre Alcobendas et Majadahonda, sans oublier le flux du commerce en ligne : chacun constituait un type de mouvement distinct avec ses propres règles. La phrase que le responsable de Dynapps ne cessait de répéter était « muchos movimientos, muchas tiendas, muchas casuísticas », et le travail consistant à automatiser tous ces processus, au lieu de demander à une personne de saisir chaque transfert à la main, constituait l'essence même du projet. Odoo standard a fourni les éléments. Le plus difficile a été de définir chaque itinéraire correctement dès le départ, car un itinéraire erroné dans un magasin d'alimentation signifie qu'un client attend au comptoir un produit qui se trouve dans l'autre magasin.

Vente au détail et en gros
Odoo n'est pas le meilleur dans un domaine particulier, mais c'est le meilleur dans tous les domaines.
Borja

Nacho

Responsable des achats chez Espacio Orgánico
Comment ce travail nous a transformés

Le réapprovisionnement des vitrines, désormais un produit phare de Dynapps.

Ce que Dynapps a retenu d'Espacio Orgánico, c'est le processus même de réapprovisionnement des vitrines. Conçu initialement en collaboration avec le client pour analyser les ventes des X derniers jours sur une période définie, appliquer des seuils maximum/minimum et proposer la quantité d'achat adéquate, ce module a cessé d'être un simple « développement » dès l'instant où Dynapps a décidé de l'intégrer à son offre de base. C'est désormais un produit phare utilisé dans d'autres projets de Dynapps. Le modèle est celui que Dynapps a explicitement évité au départ, la personnalisation, réorientée vers la productisation : le développer une seule fois pour le client qui en a le plus besoin (un détaillant de denrées périssables où le surstock coûte de l’argent et où la rupture de stock vide les rayons), puis le proposer comme une fonctionnalité que tout client similaire peut activer. Espacio Orgánico a financé la version initiale ; tous les détaillants que Dynapps intègre par la suite en bénéficient.

Les clients parcourent une longue allée de supermarché bordée de rayons bien garnis, au-dessus desquels sont suspendus des panneaux verts indiquant les catégories en chinois.
La véritable victoire

De « Est-ce qu’on peut gérer un autre site ? » à « En combien de temps peut-on l’ouvrir ? »

Le changement réside dans la question que se pose désormais Espacio Orgánico par défaut lorsqu’il envisage l’ouverture d’un troisième magasin. Auparavant, la question était : « Pouvons-nous gérer la complexité opérationnelle d’un nouveau site ? » Maintenant que les achats, les stocks, les transferts et la traçabilité des fournisseurs fonctionnent déjà sur une seule plateforme Odoo, la question est désormais : « En combien de temps pouvons-nous l’ouvrir ? » Nacho l'a formulé sans détour : le prochain défi, c'est le prochain magasin, et son ouverture sera bien plus facile à gérer car tout est déjà intégré et paramétré. C'est là le changement de perspective : ce n'est pas une mesure, mais c'est ce qui détermine la prochaine étape pour l'entreprise.

Si cela vous semble familier, discutons-en.

Quelle que soit la direction que prend votre entreprise et les obstacles qu'elle rencontre, un expert ayant déjà mené à bien ce type de projet est la personne idéale vers qui se tourner avant de vous engager dans une voie ou d'opter pour une plateforme.

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