Services financiers

Une seule infrastructure Odoo, de 100 à 36 000 vélos en location.

Comment un pionnier belge de la location de vélos a multiplié son activité par plus de 300 sur la même plateforme Odoo, en abordant la numérisation comme une question de gestion du changement plutôt que comme une simple question technologique.

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Une femme sur un vélo de route et un homme sur un vélo électrique roulent côte à côte le long d'une voie cyclable en bordure de canal baignée de soleil ; l'homme pointe du doigt devant lui, avec un pont en arc en arrière-plan.

Secteur

Services, location de vélos en tant qu'avantage social.

Empreinte écologique

Belgique, Hasselt.

Échelle

Plus de 36 000 vélos, 48 millions d'euros, environ 40 employés.

Partenaire Dynapps

Depuis 2017.

Support

Dirigée par ses fondateurs depuis 2014.

Comment tout a commencé

Avant l'arrivée de Dynapps.

Cyclis Bike Lease, l'opérateur belge de location de vélos qui gère aujourd'hui un parc de plus de 36 000 vélos, a vu le jour à l'origine dans le cadre d'un projet d'école de commerce. Début 2014, quatre cofondateurs (Bart Criel, Joep Kempen, Guy Kempen et Geoffrey Van der Holt) ont constitué la société à Hasselt pour tester une seule idée : le leasing de vélos comme avantage social. Le marché n'existait pas encore. Les fondateurs ont passé les deux premières années à adapter leur produit au marché, en ouvrant des comptes chez SD Worx, AXA et Van Hout, et en convainquant des revendeurs de vélos habitués aux fax et au papier de se lancer dans l'aventure. Le choix qu'ils s'apprêtaient à faire allait constituer la base technique de tout ce qui allait suivre.

Un employé de Cyclis, vêtu d'une veste aux couleurs de l'entreprise, s'éloigne de la caméra en traversant le bureau baigné de lumière naturelle, en direction de l'espace d'accueil.

Le défi

Là où les fissures sont apparues.

  • La question du fax

    Cyclis s'appuyait sur un réseau national de revendeurs de vélos indépendants. Au début, les revendeurs demandaient si Cyclis disposait d'un fax pour recevoir les commandes ; le courrier électronique était encore une nouveauté pour certains. Le circuit de vente fonctionnait sur papier, sans aucune connexion électronique.

  • L'équipe ERP de 2,5 personnes

    Bart, de Cyclis, a délibérément choisi Odoo et l'a configuré lui-même, à temps partiel. Le système a fonctionné pour des centaines de vélos. Mais les tâches non essentielles (sécurité des serveurs, infrastructure) ont pris le pas sur le reste. Deux personnes et demie ne pouvaient pas gérer à la fois l'entreprise et l'ERP.

  • Les mille prochains vélos

    Chaque nouveau contrat de location impliquait la gestion d'une assurance, un déclencheur de fin de contrat et une fiche client qui devait être conservée pendant des années. La configuration manuelle, telle qu'effectuée par l'équipe de Cyclis, allait finir par ne plus fonctionner.

Le tournant

Pourquoi Cyclis a choisi un partenaire d'intégration Odoo.

En 2016, la croissance avait atteint ses limites. La flotte approchait du seuil au-delà duquel la configuration en libre-service ne permettrait plus d'évoluer, et le PDG Joep Kempen a décidé de chercher un partenaire. Trois options s'offraient à lui :

  • 01

    Continuez à acheter directement auprès d'Odoo

    L'équipe de Cyclis avait déjà atteint les limites de ce que l'assistance technique du développeur de logiciels pouvait résoudre à ce stade.

  • 02

    Faites appel à une expertise Odoo en interne

    Nous sommes restés dans la course. Nous avons échoué sur le plan de la rentabilité à grande échelle ; le développement d'une expertise interne sur Odoo aurait détourné les fondateurs de leurs activités commerciales pendant trop longtemps.

  • 03

    Trouver un partenaire d'intégration Odoo

    Joep a choisi Dynapps à l'issue d'une recherche méthodique. Les raisons qu'il invoque aujourd'hui sont tout à fait pragmatiques : un siège social près de Hasselt, une équipe suffisamment importante pour évoluer au rythme de Cyclis, et des ingénieurs capables d'assimiler les processus assez rapidement pour suivre le rythme de l'entreprise.

Une femme sur un vélo de route et un homme sur un vélo électrique roulent côte à côte le long d'une voie cyclable en bordure de canal baignée de soleil ; l'homme pointe du doigt devant lui, avec un pont en arc en arrière-plan.

Comment le déploiement s'est réellement déroulé

Comment Cyclis a fait passer Odoo d'une solution développée en interne à un parc de 36 000 vélos.

  • 2015

    Mise en œuvre autonome sur Odoo, sous la direction de Bart Criel, de Cyclis.

  • 2017

    Début du partenariat avec Dynapps ; mise en service de la première solution de commerce électronique Odoo.

  • 2020

    Le rythme des interventions de conseil sur site toutes les deux semaines a commencé juste avant la pandémie de COVID, ce qui nous a donné une longueur d'avance alors que nos concurrents restaient les bras croisés.

  • Début 2023

    Les opérations sont réparties entre les projets et le soutien ; chaque équipe bénéficie de la présence d'un consultant sur place un jour par semaine, avec des suivis hebdomadaires

  • Fin 2023

    La flotte de vélos de remplacement est fournie en tant que module Odoo standard, une première sur le marché, et s'appuie désormais sur un réseau comptant plus de 36 000 vélos.

  • 2026

    Préparation à la facturation électronique Peppol en vue de l'obligation d'application prévue pour le 1er janvier 2026.

Ce que nous avons réellement réalisé

Ce que Cyclis gère sur Odoo : l'ensemble du cycle de vie des baux.

Cyclis gère l'intégralité du cycle de vie de ses contrats de location sur Odoo : devis et commandes, suivi des commandes, facturation, e-commerce, service sur le terrain, ainsi que les processus d'assurance qui traitent les cas quotidiens de vol et d'accident. Ce qui a commencé comme un simple travail de configuration autour d'une poignée de modèles de vélos est aujourd'hui devenu une infrastructure opérationnelle capable d'intégrer de nouveaux produits sans nécessiter de refonte. Le premier projet Odoo d'envergure a été la plateforme de commerce électronique en 2017, un projet ciblé d'environ 15 000 € : Mathias Tielemans et Axel du côté de Dynapps, et environ cinq personnes du côté de Cyclis. À mesure que la plateforme s'est développée, l'équipe interne de Cyclis s'est également agrandie. Un fondateur configurant Odoo à mi-temps a donné naissance à un groupe informatique dédié (ingénieurs full-stack, support applicatif, infrastructure, analystes métier), à des utilisateurs clés intégrés dans chaque équipe fonctionnelle, et à une équipe financière complète (directeur financier, contrôleur de gestion, comptabilité) directement impliquée dans les flux Odoo.

Modules : devis et commandes, suivi des commandes, facturation, commerce en ligne, services sur le terrain, processus liés à l'assurance.

Notre studio

Une rigueur constante.

Odoo prêt à l'emploi, configuré pour la croissance avant même que celle-ci ne se concrétise. Dynapps ne s'est pas contenté de résoudre le problème de 2017 ; l'équipe s'est demandé si la même approche fonctionnerait encore avec 30 000 vélos. À mesure que les fonctionnalités standard d'Odoo ont mûri, une grande partie de la couche de personnalisation initiale a été abandonnée au profit des modules standard.

Un conseiller Cyclis est accroupi, une tablette à la main, pour inspecter la transmission d'un vélo de route Ridley, tandis qu'un client se penche pour regarder, dans le showroom, à côté d'un Cannondale exposé.
Ce qui a été difficile

Pourquoi le plus grand défi de Cyclis a été la gestion du changement, et non Odoo.

Le plus difficile, ce n'était pas la plateforme. C'était le fait que Cyclis, alors qu'elle passait de quatre fondateurs à quarante employés, continuait à mettre en place des processus dans Odoo sans impliquer les personnes qui devaient les gérer au quotidien.

Cyclis s'est heurté à ce mur à plusieurs reprises. Chaque itération était techniquement au point ; chacune mettait également en évidence des habitudes opérationnelles que les fondateurs n'avaient pas perçues, car les personnes les plus proches du terrain n'étaient pas présentes lors de la définition de la conception. Le problème tenait à la manière dont le changement était géré, et non à un bug dans Odoo ou à une lacune dans la mise en œuvre. La leçon que l'équipe de Bart tire désormais ouvertement : impliquer les collègues opérationnels plus tôt. Un projet de numérisation est avant tout un projet de gestion du changement.

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Les projets de numérisation ne sont pas des projets technologiques. Ce sont des projets de gestion du changement.
Bart Criel

Bart Criel

Co-fondateur de Cyclis Bike Lease
Comment ce travail nous a transformés

Cette journée sur place est tournée vers l'avenir.

Ce que Dynapps retient de cette collaboration, c'est la vision à long terme et une pratique en particulier. Le rythme de consultation sur site toutes les deux semaines a débuté chez Cyclis juste avant la COVID, s'est poursuivi tout au long de la pandémie et a permis à Cyclis de prendre une longueur d'avance à un moment où la plupart de ses concurrents étaient paralysés. En 2023, lorsque Cyclis a scindé ses activités en deux volets (projets et support), chaque équipe a bénéficié de la présence d’un consultant Dynapps sur site un jour par semaine, avec des suivis hebdomadaires. Cette journée sur site est tournée vers l’avenir, et non vers le présent : les deux équipes y travaillent sur les prochaines étapes avant que celles-ci ne soient mises en œuvre sur la plateforme.

Le changement le plus profond réside dans le fait que cette relation ne se limite plus à un simple contrat de service, et que ce même rythme détermine la manière dont Dynapps interagit avec ses clients, dont les processus évoluent plus rapidement que ne le permet un cycle trimestriel.

Une équipe travaillant sur des ordinateurs portables dans un bureau en open space

Les chiffres

Les nouveaux produits sont désormais livrés en quelques jours, et non plus en plusieurs mois.

Deux initiatives récentes illustrent tout le potentiel de cette infrastructure. Fin 2023, Cyclis a lancé une flotte de vélos de remplacement pour les clients dont les vélos sont en réparation, une première sur le marché, et ce projet a pu voir le jour grâce à l'intégration d'un module Odoo standard dans l'environnement existant. La deuxième initiative est d'ordre réglementaire : lorsque la Belgique a confirmé que la facturation électronique Peppol deviendrait obligatoire au 1er janvier 2026, l'équipe a préparé le système au sein d'Odoo dès 2023, a effectué le cycle de tests complet et a coordonné les clients et les fournisseurs afin que la mise en service soit un événement planifié.

Plus de 36 000

des vélos sur une infrastructure Odoo unique (2023).

48 millions d'euros

chiffre d'affaires en 2023, avec environ 40 employés.

2

Les collaborateurs gèrent l'ensemble des processus liés à l'assurance, car chaque étape est numérisée.

7 ans et plus

des années sur la même plateforme, passant de quelques centaines de vélos à plus de 36 000.

La véritable victoire

Des « mille prochains vélos » à « quelle sera la prochaine étape ? ».

Le changement réside dans ce que Cyclis peut désormais faire sans avoir à demander l'autorisation de la plateforme. En 2017, la question était : notre configuration Odoo est-elle capable de gérer les mille vélos supplémentaires ? Fin 2023, elle était devenue : quelle est la prochaine fonctionnalité que nous voulons déployer ? Le lancement de la flotte de vélos de remplacement et la préparation à Peppol pour 2026 en sont les réponses en miniature. L'infrastructure tient le coup ; l'équipe se concentre sur le produit, pas sur l'infrastructure technique.

Si cette situation vous semble familière, discutons-en.

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