Services financiers

Comment Régie Châtel gère l'ensemble de ses assemblages d'EPI sur une seule plateforme.

L'agence immobilière de Châtel-Saint-Denis a remplacé les fusions de courrier Word et les tableaux de suivi Excel utilisés dans plus de 100 copropriétés par une plateforme unique sur mesure développée avec Dynapps, ce qui a permis de réduire d'environ 30 % le travail administratif préalable à la gestion.

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Un agent en costume, tout sourire, tient un ordinateur portable tout en saluant un jeune couple dans la cour pavée d'un immeuble résidentiel.

Secteur

Services, gestion immobilière.

Empreinte écologique

Suisse

Échelle

Plus de 100 copropriétés ; 18 utilisateurs ; 1 887 contacts ; gestion locative et courtage immobilier en parallèle.

Partenaire Dynapps

Depuis 2022.

Support

Entreprise familiale depuis 45 ans ; dirigée par Benoît Légeret avec sa mère, Mme Vaut.

Comment tout a commencé

Avant l'arrivée de Dynapps.

Lorsque Dynapps Switzerland est entrée en scène, Régie Châtel était une agence familiale établie depuis 45 ans à Châtel-Saint-Denis (canton de Fribourg), dirigée par Benoît Légeret avec sa mère, Mme Vaut. L'agence gérait plus de 100 PPE (associations de copropriétaires suisses) ainsi que la gestion locative et le courtage immobilier sous une nouvelle marque, Personnel. Le travail s'effectuait sur papier, à l'aide de fusions de courrier dans Word et de tableaux de suivi dans Excel.

Chaque assemblée générale consistait en une succession de tâches récurrentes (convocations, dossiers de documentation, procès-verbaux, vérifications après la réunion) dont se chargeaient tour à tour plusieurs personnes. Benoît, qui préside lui-même des assemblées, connaissait ce mode de défaillance de l’intérieur : le président se retrouve souvent seul à la fin de la réunion avec ses notes et l’obligation de rédiger le procès-verbal. La question n’était pas de savoir s’il fallait passer au numérique. Il s’agissait de savoir si un outil pouvait réellement s’adapter à la structure du travail.

Deux personnes examinant des plans techniques à une table

Le défi

Là où les fissures sont apparues.

  • La chaise seule après le montage

    À l'issue de chaque assemblée générale du PPE, la personne qui avait présidé se retrouvait avec un cahier et l'obligation de rédiger seule le procès-verbal. Il fallait ensuite recouper ces notes avec la convocation et les résultats des votes. Benoît, qui préside lui-même des assemblées, connaissait bien cette charge pour l'avoir vécue personnellement.

  • Les transferts entre collaborateurs

    La préparation d'un dossier impliquait que plusieurs personnes travaillent sur les mêmes documents à différentes étapes ; ceux-ci étaient générés à l'aide de fusions et courriers dans Word, puis modifiés en parallèle. Une correction apportée à un endroit ne se répercutait pas ailleurs. Des erreurs se glissaient donc un peu partout.

  • Le fichier Excel qui a permis d'assurer le suivi

    Le statut de chaque assemblée (convocation envoyée, documents distribués, procès-verbal rédigé) était consigné dans des tableurs que quelqu'un devait tenir à jour. Il n'existait aucune vue d'ensemble permettant de savoir où en était chacun des quelque cent dossiers à un moment donné.

Le tournant

Pourquoi Régie Châtel a préféré un logiciel sur mesure à un logiciel immobilier standard.

Il n'y a pas eu de facteur déclencheur externe particulier dans ce cas. Ni acquisition, ni régulateur, ni mandat d’investisseur. Le catalyseur était interne : l’agence avait atteint un point où ses outils existants constituaient un frein à sa croissance. Avec plus de 100 PPE à gérer et l’ambition d’élargir le portefeuille, chaque dossier supplémentaire multipliait les coûts liés au traitement manuel. Trois voies s’offraient à elle.

  • 01

    Continuez à utiliser Word et Excel.

    Les frais administratifs liés à chaque dossier auraient limité la taille du portefeuille à peu près à son niveau actuel.

  • 02

    Achetez un produit clé en main de gestion immobilière.

    Ce dont Régie Châtel avait besoin n'existait pas sous la forme d'un produit prêt à l'emploi répondant à leurs attentes : un flux de travail PPE conçu dès le départ autour du mode « chaise sur iPad » en réunion, et non pas ajouté après coup. C'est cette lacune qui les a amenés à se tourner vers Dynapps pour un logiciel sur mesure plutôt que vers un produit standard préconfiguré.

  • 03

    Créez une plateforme qui reflète la réalité du travail dans le domaine des EPI, grâce à Dynapps.

Lors d'un rendez-vous, un agent souriant tend un trousseau de clés à un jeune couple par-dessus son bureau, sur lequel se trouvent un ordinateur portable, des documents contractuels et des tasses de café.

Comment le déploiement s'est réellement déroulé

Comment la Régie Châtel a mis en place sa plateforme de DPE en un an.

  • 2022

    Coup d'envoi. La phase de développement sur mesure démarre avec Dynapps Switzerland.

  • 2023

    Version 1 en production. La migration de toutes les fiches clients et de l'historique des assemblages vers le nouveau système est terminée ; l'utilisation quotidienne commence.

  • 2026

    Cette plateforme est utilisée lors de chaque assemblée générale. Benoît prend des notes directement sur son iPad pendant la réunion ; les cases à cocher et les champs structurés alimentent le projet de procès-verbal.

Ce que nous avons réellement réalisé

Ce que Dynapps a développé pour la Régie Châtel : tableau de bord, suivi des assemblées, mode iPad pendant les réunions.

Une plateforme logicielle sur mesure développée par Dynapps a remplacé le processus de travail de l'agence, qui reposait sur des fusions de courrier Word et des fichiers Excel, pour les assemblées générales du PPE. Elle combine trois éléments : un tableau de bord qui hiérarchise les tâches en fonction des échéances et de l'état d'avancement des assemblées, permettant à chaque utilisateur de visualiser d'un seul coup d'œil le travail de la journée et de la semaine ; un suivi par assemblée qui indique, pour chaque PPE, où en est chaque réunion (convocation, documents envoyés, procès-verbal en cours) ; et un mode « en réunion » utilisé en direct par le président sur iPad, avec une prise de notes structurée et des cases à cocher qui permettent de produire le procès-verbal plus rapidement après la réunion. Le cycle de développement sur mesure a duré environ un an, du lancement en 2022 à la mise en production de la version 1, sous la direction de Henrique Barbosa du côté de Dynapps. La plateforme dessert désormais 18 utilisateurs et gère 1 887 contacts.

Modules : tableau de bord pour la hiérarchisation des tâches, suivi par assemblage (convocation, documents, procès-verbal, décompte), mode iPad pendant les réunions, prise de notes structurée, dossiers clients et EPI, génération de documents.

Notre studio

Une rigueur constante.

Saisissez les informations une seule fois, à un seul endroit, et laissez tous les documents en aval les reprendre automatiquement. Toute modification apportée à la fiche d'un client ou aux paramètres d'une réunion se répercute désormais sur la convocation, le dossier de documents et le projet de procès-verbal, ce qui élimine le problème des versions parallèles généré par l'ancien cycle de fusion de courrier.

Un homme portant un casque audio, travaillant sur un ordinateur portable dans un bureau
Ce qui a été difficile

Choisir ce qu'il faut laisser de côté et rassembler 45 ans d'archives.

Deux véritables points de friction se sont dégagés. Le premier concernait la question de la portée. Le développement sur mesure invite à la tentation d’intégrer toutes les exceptions accumulées par le processus existant, et l’équipe a dû s’y opposer activement. Comme le dit Benoît : « il faut être capable de décider ce qu’on veut faire et ce qu’on ne veut pas faire, où l’on fixe les limites. » Le projet a abouti à une couverture d’environ 80 % des cas par conception, les exceptions de longue traîne étant délibérément laissées en dehors de l’outil. Cette décision a dû être prise, et prise à nouveau, face à la tendance naturelle à la dérive des fonctionnalités.

La deuxième étape consistait en l’importation initiale des données. L’importation de chaque dossier client, de chaque équipement de protection individuelle et de chaque historique d’assemblage dans le nouveau système représentait, selon les propres termes de Benoît, « un travail assez important de mise en place ». C'était le genre de travail qui ne produit aucune valeur visible tant qu'il n'est pas terminé, et qui doit être effectué avant que la plateforme ne commence à porter ses fruits.

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Grâce à cet outil, tous les comptes rendus sont désormais envoyés dans la semaine. Tout se passe donc beaucoup plus vite.
Coralie Lambert

Coralie Lambert

Directeur financier adjoint, Régie Châtel

Les chiffres

D'ici 2023, tous les ensembles d'EPI fonctionneront sur une seule plateforme personnalisée.

Les fusions de courrier dans Word et les tableaux de suivi dans Excel ont disparu du cycle des assemblées. Plus d'une centaine de syndicats de copropriété fonctionnent désormais sur une plateforme sur mesure où toute donnée saisie une seule fois est automatiquement répercutée dans la convocation, le dossier de réunion et le procès-verbal, tandis que le président prend ses notes en direct sur son iPad. Les procès-verbaux, qui mettaient auparavant du temps à être envoyés, sont désormais diffusés dans la semaine.

environ 30 %

réduction des tâches administratives liées à la préparation de l'assemblée générale.

Dans un délai d'une semaine

délai de transmission du procès-verbal après chaque assemblée de l'EPP, contrairement au rythme qui prévalait avant la mise en place de la plateforme.

Plus de 100

Les dossiers EPI sont désormais disponibles sur la plateforme.

616

assemblées générales organisées via la plateforme depuis sa mise en service.

La véritable victoire

De « comment faire pour suivre le rythme ? » à « quelle taille le portefeuille peut-il atteindre ? »

Le changement réside dans le passage d’une question du type « comment faire face à la charge de travail liée aux dossiers ? » à « quelle ampleur le portefeuille peut-il réellement prendre ? ». Avant la mise en place de la plateforme, l’agence était limitée par ce que son personnel pouvait suivre manuellement dans Excel et reproduire dans Word. La plateforme a permis de repousser cette limite. Selon les propres termes de Benoît, la plateforme offre désormais la possibilité d’élargir le portefeuille de PPE et d’étendre ce même outil au suivi des tâches par PPE, qui se fait encore aujourd’hui manuellement, administrateur par administrateur.

Si cela vous semble familier, discutons-en.

Quelle que soit la direction que prend votre entreprise et les obstacles qu'elle rencontre, un expert ayant déjà mené à bien ce type de projet est la personne idéale vers qui se tourner avant de vous engager dans une voie ou d'opter pour une plateforme.

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