Aller au contenu principal
Vente au détail et en gros

Elektro Van Assche : une seule plateforme Odoo, du point de vente à la tablette pour les services sur le terrain.

Lorsque son système ERP existant est arrivé en fin de vie, le détaillant belge de matériel électrique Elektro Van Assche, fondé il y a 60 ans, a regroupé ses ventes en magasin, sa gestion des stocks, sa comptabilité et son service après-vente sur une plateforme Odoo unique grâce au module Dynapps Retail.

Parlez à un expert
Découvrez notre méthode de travail
Magasin Elektro Van Assche

Secteur

Commerce de détail. Appareils électriques et installations domestiques

Empreinte écologique

1 magasin, à Zingem (Kruisem), en Belgique · 2 000 m² de surface de vente

Échelle

30 collaborateurs spécialisés ; électroménager, téléphonie, multimédia, chaudières, chauffage

Partenaire de Dynapps

Depuis 2021.

Soutien

Entreprise familiale (famille Van Assche) depuis plus de 60 ans.

Comment tout a commencé

Avant l'arrivée de Dynapps.

En 2021, Elektro Van Assche, une entreprise familiale de vente au détail de matériel électrique implantée depuis 60 ans à Zingem, près de Kruisem en Flandre orientale, gérait ses services administratifs à l’aide d’un progiciel de gestion intégré (ERP) vieillissant qui avait atteint sa fin de vie. Conny Van Assche, propriétaire et directeur général, voyait la décision s'imposer : le système en place n'étant plus pris en charge, les 30 employés du magasin et ses techniciens de maintenance sur le terrain fonctionnaient en sursis. Compte tenu de la diversité de la gamme de produits (petits et grands appareils électroménagers, téléphonie et multimédia, mais aussi chaudières électriques et systèmes de chauffage), le prochain ERP devait pouvoir gérer à la fois les ventes rapides au comptoir et les travaux d’installation programmés, dans un même système comptable.

Deux collègues examinent un ordinateur portable dans une salle de réunion

Le défi

Là où les fissures étaient visibles.

Ces frictions n’étaient pas catastrophiques. C’était le genre de frictions qui s’accumulent discrètement au fil des années. Conny, avec le recul que lui procure le nouveau système, déclare : « En réalité, le processus est plus fluide et plus efficace qu’auparavant. » Voici trois points précis où ces frictions se manifestaient :

  • Au comptoir

    De nombreux produits sont suffisamment petits pour que les clients s'attendent à pouvoir les prendre, payer et repartir en l'espace de quelques minutes. Lorsque le passage en caisse dépend d'un système administratif qui ne communique pas efficacement avec la caisse, chaque transaction fait perdre du temps au client suivant dans la file d'attente.

  • Le technicien devant la porte

    Avant la mise en place d'Odoo, les techniciens se rendaient sur place sans tablette. Le temps de travail était consigné sur papier, les accessoires notés à la main, les signatures apposées sur des formulaires en double exemplaire, puis retranscrites au bureau avant d'être transmises à la comptabilité. Chaque étape de ce processus était source de pertes d'informations ou de saisies erronées.

  • Sur le site web

    Les données produit étaient gérées dans Niwzi (le PIM utilisé par l'entreprise), les stocks et les ventes dans l'ERP existant, et le site web s'alimentait à partir d'une troisième source. Assurer la cohérence entre ces trois sources représentait une charge de travail modeste mais constante : il arrivait qu’un client se présente pour acheter un article que le site indiquait comme étant en stock, ou qu’il renonce à en acheter un qui l’était réellement.

Le tournant

Pourquoi Elektro Van Assche a choisi Odoo et le module Dynapps Retail.

Le progiciel de gestion intégré (ERP) en place avait atteint sa fin de vie, et il n'était plus possible de conserver le système existant. La question n'était pas de savoir quel nouvel ERP serait le meilleur, mais plutôt s'il fallait abandonner l'ancien et qui pourrait aider Elektro Van Assche à trouver une solution stable. Deux options s'offraient à l'entreprise :

  • 01

    Continuer à utiliser l'ancien système

    Repousser la date de fin de vie aussi loin que possible, corriger ce qui ne fonctionne plus, accepter la lente dérive. Écarté : la question n'était pas de savoir si cela arriverait, mais quand, et la caisse ainsi que la route mettaient déjà le système à rude épreuve.

  • 02

    Passez à Odoo avec Dynapps

    L'équipe de Conny avait déjà découvert Odoo en interne ; il restait donc à choisir un partenaire. Conny a choisi Dynapps pour son approche personnalisée et son expérience dans le secteur de la vente au détail, ainsi que pour sa solution conçue pour le terrain, qui a permis à l'équipe d'être rapidement opérationnelle. Cette expertise sectorielle, le module Dynapps Retail et la relation de travail sur laquelle Conny comptait encore un an plus tard ont été les éléments décisifs.

Une présentation murale de poêles antiadhésives de différentes tailles, suspendues à des rails dans un magasin d'ustensiles de cuisine, chacune munie d'une étiquette de prix rouge.

Comment le déploiement s'est réellement déroulé

Comment Elektro Van Assche a mis en service sa solution Odoo Retail.

  • 2021

    Le système ERP actuel est arrivé en fin de vie. L'équipe de Conny a découvert Odoo grâce à une piste interne, et la recherche s'est alors orientée vers le choix d'un partenaire.

  • 2022

    Mise en œuvre avec le module Dynapps Retail, portant notamment sur les points de vente, les services sur le terrain et l'intégration du PIM Niwzi.

  • 2024

    À la date du témoignage de Conny, mi-2024, l'équipe en magasin, les techniciens itinérants et le site web fonctionnaient tous sur une seule et même infrastructure Odoo.

Ce que nous avons réellement réalisé

Ce qu'Elektro Van Assche a développé sur Odoo : un comptoir, un site web et une application mobile.

Le module POS partage une même installation Odoo avec la gestion des stocks, les ventes, la comptabilité et la base clients ; ainsi, une transaction rapide ne se résume plus à une succession de transferts entre des outils déconnectés. Un module dédié au service sur le terrain équipe chaque fourgon d’une tablette. Les techniciens enregistrent leur temps de travail dès leur arrivée chez le client, répertorient les accessoires et recueillent les signatures ; l’ensemble du dossier est immédiatement transmis aux services après-vente et à la comptabilité. Niwzi, le PIM (gestionnaire de produits) déjà utilisé par l’entreprise, reste la base de données centrale des produits. Odoo y extrait les données sur les produits et la disponibilité des stocks, y compris pour le site web. Ne changez pas de PIM, intégrez-le à votre système. Deux consultants de Dynapps et trois collaborateurs clés du côté d’Elektro Van Assche, soutenus par des utilisateurs clés. Une petite équipe qui a permis de prendre des décisions rapidement et d’assurer des boucles de rétroaction courtes.

Modules : CRM, ventes, achats, stocks, facturation, comptabilité, point de vente, projets, feuilles de temps, service sur site, documents, contacts, agenda, employés, tableaux de bord, studio.

Notre studio

La rigueur à tous les niveaux.

Le principe de fonctionnement auquel Dynapps a donné un nom : « Retail Module first ». La configuration standard d’un bundle Odoo spécifique à un secteur est mise en place avant toute personnalisation, et celle-ci est réservée aux cas où une réalité métier spécifique justifie le coût. Pour Elektro Van Assche, le bundle a été déployé en premier ; les intégrations ont suivi.

Un magasinier scannant un code-barres à l'aide d'une tablette
Ce qui a été difficile

Former le personnel en situation réelle sans ralentir le passage en caisse.

Deux aspects de la mission n’ont pas pu être menés en « pilote automatique » pour l’équipe de Dynapps. Le premier consistait à former l’équipe en magasin sans ralentir l’activité : le magasin est ouvert six jours par semaine dans un environnement commercial très animé, il n’y avait donc pas de créneau calme permettant de retirer le personnel de la vente pour des sessions en salle de formation. L’équipe a donc appris à utiliser le nouveau système en situation réelle, alors que les clients continuaient d’affluer et que la rapidité des passages en caisse ne devait pas baisser ; le plan de formation a donc dû s’adapter au rythme des journées d’activité, et non l’inverse. Le deuxième défi a été de délimiter le périmètre du projet. Dans le cadre d’un projet touchant à la fois aux caisses, aux opérations et à la comptabilité, la tentation est grande de tout intégrer d’un seul coup, et Dynapps a dû résister à cette tentation à plusieurs reprises. La première phase a été délibérément limitée à l’essentiel (ventes, points de vente, stocks, données clients), et les optimisations ont été reportées à une phase ultérieure, même lorsqu’elles auraient pu être utiles plus tôt.

Vente au détail et en gros
La collaboration avec Dynapps revêt un caractère très personnel ; ce sont des professionnels expérimentés dotés d'excellentes connaissances techniques.
Conny Van Assche

Conny Van Ascche

Propriétaire et directeur général d'Elektro Van Assche
La véritable victoire

De « Comment on enregistre ça ? » à « Qu’est-ce qu’on va vendre ensuite ? »

Ce qui a changé chez Elektro Van Assche ne se résume pas à une simple statistique. Il s’agit d’une évolution dans la manière dont le travail s’organise. Auparavant, le comptoir, l’atelier, les déplacements, la comptabilité et le site web fonctionnaient chacun à leur propre rythme ; chaque passage de relais était l’occasion d’une étape perdue ou d’une attente pour le client. Désormais, la caisse et la tablette alimentent le même grand livre à la fin de la journée, et le site web puise les données sur les produits et les stocks dans la même source que celle utilisée par l’équipe en magasin. La question qui se pose désormais en magasin n’est plus « comment enregistrer cette transaction ? », mais « quel produit allons-nous vendre ensuite ? ». Conny en donne sa propre interprétation stratégique : « Aujourd’hui, nous tirons pleinement parti des capacités offertes par ce progiciel ERP tourné vers l’avenir, qui nous permet de faciliter encore davantage notre croissance. » Pour une entreprise familiale fondée il y a 60 ans et qui compte bien être encore là dans 60 ans, le gain réside dans le fait que le back-office cesse d’être un obstacle que l’équipe doit contourner. Il devient un système avec lequel l’équipe évolue.

Si cela vous semble familier, discutons-en.

Quelle que soit la direction que prend votre entreprise et quels que soient les obstacles qu'elle rencontre, un expert ayant déjà mené à bien ce type de projet est la personne idéale vers qui se tourner avant de vous engager dans une orientation ou d'opter pour une plateforme.

Consultez un expert
Découvrez notre méthode de travail

Approfondir le sujet

Lire la suite.

  • Mettre en œuvre Odoo

    De la conception à la mise en service, une solution conçue en fonction des réalités de votre secteur d'activité.

    En savoir plus

  • Remplacement d'un ERP hérité

    Le progiciel de gestion intégré (ERP) qui a permis de développer l'entreprise constitue désormais un frein à son développement. Depuis dix ou vingt ans, SAP Business One, Exact, Navision, Sage ou une solution sur mesure est au cœur des opérations, entouré d'intégrations et de tableurs que seules quelques personnes comprennent.

    En savoir plus

  • Vente au détail et en gros

    Magasin physique, boutique en ligne et entrepôt. Un seul stock. Une vue d'ensemble.

    En savoir plus

D'autres articles similaires

Nos réussites