Odoo ou Exact : quel ERP convient le mieux à votre PME ?

Pourquoi le choix d'un ERP est-il une décision à long terme ?

Le choix d'un ERP est l'une des décisions les plus importantes qu'une entreprise en pleine croissance ait à prendre. Il permet d'intégrer la facturation, la gestion des stocks, les ventes et les finances au sein d'une structure centrale. Une fois mis en place, il façonne le mode de fonctionnement de l'entreprise. C'est pourquoi il vaut la peine de consacrer du temps à ce choix. Faites des recherches, préparez-vous minutieusement et discutez avec des personnes qui ont déjà mis en place ce type de systèmes.

Le marché des logiciels ERP est très concurrentiel. Certains systèmes s'adressent aux grandes multinationales. D'autres sont conçus pour les PME. Odoo et Exact s'inscrivent tous deux dans le segment des PME, ce qui explique qu'ils figurent sur la même liste de présélection. Ils ne sont toutefois pas interchangeables. C'est en identifiant les points forts de chacun qu'on passe de la présélection à la décision finale.

Avant de comparer les deux solutions, il est utile de clarifier les points essentiels. Quels flux de données cherchez-vous à gérer ? De quelles fonctionnalités avez-vous besoin aujourd’hui, et de quelles fonctionnalités aurez-vous besoin dans deux ans ? En combien de temps l’équipe pourra-t-elle se familiariser avec l’interface ? Comment se présentera l’assistance après la mise en service ? Ces quatre questions permettent d’éliminer la plupart des éléments superflus.

Odoo et Exact : deux points de départ différents

Qu'est-ce qu'Odoo ? 

Odoo est une suite ERP belge open source qui compte plus de treize millions d'utilisateurs à travers le monde. Elle est modulaire : comptabilité, CRM, ventes, gestion des stocks, fabrication, RH, e-commerce, marketing et création de sites web sont des applications distinctes qui partagent toutes une même base de données. Vous commencez par les modules dont vous avez besoin et en ajoutez d'autres à mesure que votre entreprise se développe. L'interface est moderne et conviviale, ce qui permet une mise en place plus rapide que pour la plupart des projets ERP.

Qu'est-ce qu'Exact ? 

Exact est une société de logiciels néerlandaise fondée à Delft il y a plus de quarante ans. Elle s'adresse aux PME et aux experts-comptables aux Pays-Bas, en Belgique et en Allemagne. Son cœur de métier réside dans la gestion comptable et financière, avec des extensions vers la gestion de projet, la production et le commerce. Plusieurs options de déploiement sont disponibles, notamment Exact Online, Exact Globe+, Synergy et Financials, en fonction de la taille de l'entreprise. Plus de 675 000 entreprises utilisent Exact pour gérer leurs finances et leurs opérations.

Quelles sont les garanties offertes par chaque système, comparées côte à côte ?

Odoo et Exact sont tous deux conçus sous forme de modules interconnectés. Chaque module gère une fonction spécifique (CRM, finances, gestion des stocks, gestion de projet) et, ensemble, ils forment une base de données unique pour l'entreprise. Les listes ci-dessous présentent les composants que chaque fournisseur présente comme essentiels. En pratique, les deux plateformes en proposent bien d'autres, et la question qui importe n'est pas de savoir combien de modules existent, mais lesquels l'entreprise utilisera réellement.

Modules principaux d'Odoo 

• CRM : interaction avec les clients, opportunités commerciales, rapports

• Ventes : devis, commandes, gestion des activités commerciales

• Achats : demandes de devis, bons de commande, gestion des fournisseurs

• Stock : état des stocks en temps réel

• Gestion de projet : suivi du temps et gestion des coûts

• Comptabilité : comptes clients, comptes fournisseurs, gestion complète des opérations financières

• Gestion des ressources humaines : recrutement, paie, congés

• Commerce électronique : gestion des produits et paiements en ligne

• Marketing : e-mail, réseaux sociaux, gestion des prospects

• Créateur de sites web : création et gestion de sites

Composants essentiels 

• Finances : comptabilité, gestion financière, budgétisation, reporting

• Achats : appels d'offres, bons de commande, gestion des fournisseurs

• Stock : état des stocks en temps réel

• Fabrication : planification de la production, contrôle, gestion de la qualité

• Ventes : gestion des devis, traitement des commandes, facturation

• CRM : interaction avec la clientèle et rapports

• Gestion des ressources humaines : paie, congés, gestion des talents

• Gestion de projet : suivi du temps et gestion des coûts

• Gestion des services : prise de rendez-vous avec les clients et planification de la maintenance

• Intelligence d'affaires : analyse avancée et reporting

La flexibilité d'Odoo permet au système d'évoluer au rythme de votre entreprise, que vous démarriez à petite ou à grande échelle. Vous ne configurez que les modules dont vous avez besoin et en ajoutez d'autres à mesure que vos activités évoluent.

— Nadia Roukes, consultante en gestion chez Dynapps

Quelles sont les quatre principales différences entre Odoo et Exact ?

Odoo et Exact présentent de nombreux points communs. Tous deux proposent des ERP modulaires destinés aux PME, fonctionnent dans le cloud et couvrent les domaines de la finance, des ventes, de la gestion des stocks et de la gestion de la relation client (CRM). Les différences apparaissent dès lors qu’une entreprise commence à exploiter pleinement le système. Quatre points se distinguent : le degré de modularité de chaque plateforme, l'ergonomie de l'interface au quotidien, la nature de l'assistance après la mise en service, et le type d'entreprise pour lequel chacune a été conçue. Identifier ces quatre points dès le départ est le moyen le plus rapide de déterminer si Odoo ou Exact constitue le meilleur point de départ pour une entreprise donnée.

Modularité et flexibilité 

Odoo est fondamentalement modulaire. Vous activez les applications dont vous avez besoin et pouvez en ajouter d'autres par la suite. Exact est moins modulaire et propose des solutions prêtes à l'emploi destinées à des secteurs spécifiques, comme la construction ou l'industrie manufacturière. Cela permet aux entreprises qui correspondent à l'un de ces secteurs de se lancer plus rapidement avec Exact, mais laisse moins de marge de manœuvre pour la personnalisation lorsque le système ne correspond pas exactement à leurs besoins.

Facilité d'utilisation 

L'interface d'Odoo s'articule autour des mêmes principes de conception que la plupart des équipes connaissent déjà grâce aux applications web modernes. Exact est fonctionnel, mais moins intuitif, en particulier pour les utilisateurs non techniciens. Pour une PME ne disposant pas d'une équipe informatique dédiée, la courbe d'apprentissage représente le coût caché le plus important.

Modèle de soutien 

Odoo fonctionne par l'intermédiaire de partenaires agréés tels que Dynapps, qui proposent à la fois des services de conseil et une assistance continue. De plus, Odoo dispose d'une vaste communauté internationale active sur les forums et qui contribue au développement de modules. Exact offre une assistance professionnelle, mais uniquement par l'intermédiaire de partenaires et de consultants. Il n'existe pas de communauté ouverte équivalente sur laquelle s'appuyer.

Public cible 

Exact cible des secteurs spécifiques, notamment l'industrie manufacturière, la logistique et le bâtiment, qui sont les plus développés. Odoo s'adresse plus largement aux PME, l'expertise sectorielle étant assurée par ses partenaires. Si une entreprise s'inscrit parfaitement dans l'un des secteurs couverts par Exact, cette spécialisation est un atout. Dans le cas contraire, l'étendue de l'offre d'Odoo constitue un choix plus sûr.

On a choisi un ERP. Maintenant, le vrai travail commence.

Choisir le système est la partie la plus facile. C'est lors de la mise en œuvre que les projets ERP créent de la valeur ou, au contraire, la sapent discrètement. La réussite d'un déploiement repose sur le choix d'une solution adaptée, sur des consultants ayant déjà fait leurs preuves, sur l'adhésion interne et sur un plan de projet capable de résister à la réalité. Un partenaire de mise en œuvre apporte les connaissances, l'expérience et le soutien nécessaires pour intégrer le logiciel dans l'entreprise sans perturber son fonctionnement. Il s'agit d'un partenariat, et non d'une simple prestation.

Quel que soit le système choisi par l'entreprise, c'est dans le travail qui suit la signature du contrat que réside la véritable valeur ajoutée. Si la préparation est bien faite, le reste suivra. En cas d'erreur, aucun logiciel, qu'il soit modulaire ou non, ne pourra y remédier.